Gri Pasaport

Gri Pasaport (Hizmet Pasaportu) Başvuru Süreci

Lisansüstü eğitim süresince yurt dışında katılım sağlanacak bilimsel etkinlikler (konferans, kongre, yaz okulu, staj, araştırma vb.) için hizmet pasaportu (gri pasaport) alınabilmektedir. Bu pasaport ile birçok ülkeye vizesiz giriş imkanı sağlanabilmektedir.

Güncel vize uygulamaları için Dışişleri Bakanlığı’nın internet sitesini kontrol edebilirsiniz: Dışişleri Bakanlığı Vize Uygulamaları.

Hizmet pasaportu ile ilgili detaylı bilgiye ise buradan ulaşabilirsiniz: Pasaport İşlemleri.

Başvuru Süreci Adımları

Belgelerin Hazırlanması

Sürece başlanmadan önce aşağıdaki belgelerin eksiksiz olarak hazırlanması gerekmektedir:

Etkinlikten alınan resmi davet mektubu veya kabul belgesi
İlgili etkinliğin afişi / web sayfası / duyuru metni
İmzalı başvuru dilekçesi (Şablonu aşağıda incelenebilir.)

İTÜ ÖBS Başvurusu

Hazırlanan belgelerle birlikte İTÜ Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) üzerinden online başvuru süreci başlatılmalıdır:

İTÜ ÖBS > Süreç Yönetimi -> Genel Amaçlı Dilekçe

Yönetim Kurulu Olur Yazısı

ÖBS üzerinden yapılan başvurunun onaylanmasının ardından, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü (LEE) tarafından hazırlanan ve imzalanan "Yönetim Kurulu Olur Yazısı" enstitüden elden teslim alınmalıdır.

Rektörlük Başvurusu

Yönetim Kurulu Olur Yazısı ve doldurulmuş Hizmet Damgalı Pasaport Talep Formu ile birlikte İTÜ Rektörlüğü'ne gidilerek evrakların elden teslim edilmesi beklenmektedir. İşlem tamamlandığında Rektörlük tarafından imzalanmış belge teslim alınır.

Formun çıktısı ön ve arka yüz şeklinde tek yaprakta olmalıdır. İki (2) ayrı yaprak kesinlikle kabul edilmemektedir. Formu nasıl doldurmanız gerektiği aşağıdaki örnek fotoğraftan incelenebilir.

Form Doldurma Örneği (Büyütmek için tıklayın)

NVİ Randevu ve Başvuru

Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ) Genel Müdürlüğü web sayfasından (https://randevu.nvi.gov.tr/) hizmet pasaportu randevusu oluşturulmalıdır.

Randevu gününde; Rektörlükten alınan onaylı Hizmet Damgalı Pasaport Talep Formu, Yönetim Kurulu Olur Yazısı ve NVİ tarafından istenen diğer standart evraklar (biyometrik fotoğraf, kimlik vb.) ile birlikte ilgili nüfus müdürlüğüne şahsen başvuru yapılmalıdır.

Pasaport Teslimatı

Başvurunuz onaylanıp pasaportunuz basıldıktan sonra, NVİ sisteminde belirttiğiniz adrese kargo aracılığıyla güvenli bir şekilde teslim edilecektir.

Örnek Dilekçe Şablonu

Aşağıdaki metin kopyalanarak bilgisayar ortamında ilgili bilgilerle doldurulabilir. Dilekçe hazırlanırken, etkinliğe yönelik herhangi bir projeden destek alınması durumunda, metnin uygunluğunun ilgili proje yürütücüsü ile proje harcamalarından sorumlu birim (İTÜ BAP, vs.) tarafından önceden teyit edilmesi önem arz etmektedir. Aksi hâlde, harcamaların karşılanması sürecinde çeşitli sorunlarla karşılaşılabilmektedir.

..... / ..... / 20...

İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ’NE

Üniversitemizin, ..... programında eğitim görmekte olan ..... öğrenci numaralı, ..... T.C. kimlik numaralı AD SOYAD, ..... – ..... tarihleri arasında ...ÜLKE...’nın ..... şehrinde düzenlenecek olan “.....” isimli [konferans / kongre / yaz okulu / etkinlik] programına kabul almıştır.

Konferans katılımına ilişkin ulaşım (uçak ile), konaklama, konferans katılım ücreti ve yevmiye giderleri, ..... numaralı "....." başlıklı [TÜBİTAK / TÜSEB / İTÜ BAP / Erasmus / Avrupa Birliği vb.] projesinin ilgili bütçe kaleminden karşılanacaktır. Bu kapsamda, adı geçen öğrencinin ..... – ..... tarihleri arasında yolluksuz ve yevmiyesiz olarak görevlendirilmesi ve gri pasaport temininin sağlanması hususunda gereğini saygılarımla arz ederim.

Öğrenci Ad - Soyad
İmza:

Danışman Ad - Soyad
İmza:

Önemli Notlar

Üniversiteden alınan "Hizmet Damgalı Pasaport Talep Formu", düzenlendiği tarihten itibaren 60 (altmış) gün boyunca geçerlidir.
Görevlendirme yapılan ülkede vize uygulanıyor ise görev başlama tarihinden 60 gün önce, vize uygulanmıyor ise 20 gün önce başvuru işleminin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Avrupa ülkeleri için görev süresinin başlamasına 20 gün kala Nüfus Müdürlüğüne gidilebilmektedir.
Amerika, Kanada, İngiltere gibi ülkelerde gri pasaport bulunsa dahi vize alınması şartı aranmaktadır.
Hizmet pasaportu yalnızca görev süresi boyunca geçerlidir.